Deviz service auto: ce trebuie să conțină și model gata de folosit

Devizul este documentul care spune clientului ce i se face la mașină și cât costă. Este primul lucru pe care îl cere clientul și ultimul lucru pe care vrei să-l refaci de trei ori. În acest articol vezi ce trebuie să conțină un deviz de service auto corect, un model pe care îl poți folosi imediat și cum îl scoți în 2 minute dintr-un program de service, gata de transformat în factură.

Ce este devizul de service auto și de ce contează

Devizul (numit și deviz estimativ sau deviz de reparație) este oferta scrisă pe care service-ul o dă clientului înainte de a începe lucrarea. El stabilește:

• ce operațiuni se execută pe mașină (manopera);
• ce piese și materiale se montează, cu prețul fiecăreia;
• cât costă în total, cu și fără TVA;
• ce a acceptat clientul, prin semnătură.

Practic, devizul te protejează pe tine și pe client: clientul știe dinainte cât plătește, iar tu ai dovada că lucrarea a fost aprobată. Un service care dă devize clare și rapide este perceput ca un service serios, iar asta se vede direct în recomandări.

Ce trebuie să conțină un deviz de service auto

Nu există un formular unic impus prin lege pentru deviz, dar există un conținut minim pe care orice deviz corect îl are. Dacă vrei ca devizul să poată deveni comandă de lucru (obligatorie conform reglementărilor RAR pentru service-urile autorizate) și apoi factură, ai nevoie de toate elementele de mai jos.

1. Datele service-ului

• denumirea firmei, CUI, Reg. Com., adresa punctului de lucru;
• numărul autorizației RAR (dacă este cazul);
• telefon și e-mail de contact.

2. Datele clientului

• nume / denumire firmă, CUI sau CNP (după caz), adresă;
• telefon, pentru a-l anunța când mașina e gata.

3. Datele mașinii

• număr de înmatriculare, marcă, model, an fabricație;
• serie șasiu (VIN), motorizare, kilometraj la intrare;
• defecțiunea reclamată de client, în cuvintele lui.

Sfat practic: datele mașinii se preiau cel mai rapid din talon. Într-un program de service modern faci o poză talonului cu telefonul și câmpurile se completează singure, fără să tastezi seria de șasiu de 17 caractere.

4. Manopera (operațiunile)

Fiecare operațiune pe rând, cu timp normat sau timp estimat și tarif orar. De exemplu:

5. Piesele și materialele

Denumire, cod piesă (recomandat), cantitate, preț unitar, valoare. Aici apar cele mai multe discuții cu clienții, așa că e bine ca prețul pieselor să fie separat de manoperă și să se vadă clar dacă piesa e nouă, originală sau aftermarket.

6. Totalurile

• total manoperă, total piese;
• total fără TVA, TVA, total de plată;
• eventual avans încasat și rest de plată.

7. Termen, garanție și semnături

• termenul estimat de finalizare;
• garanția acordată pentru piese și manoperă;
• mențiunea că devizul este estimativ și că orice lucrare suplimentară se face doar cu acordul clientului;
• data, semnătura service-ului și semnătura clientului („Am luat la cunoștință și sunt de acord”).

Model de deviz service auto (structură gata de folosit)

Dacă vrei să-ți faci propriul model în Word sau Excel, structura de mai jos acoperă tot ce ai nevoie:

Modelul funcționează, dar are un dezavantaj mare: îl completezi de mână de fiecare dată. Datele clientului, ale mașinii, prețurile pieselor din stoc, TVA-ul, numerotarea, toate se tastează din nou, iar apoi devizul trebuie transcris în comanda de lucru și în factură. La 10-15 mașini pe zi, asta înseamnă ore pierdute și greșeli.

Cum faci devizul în 2 minute, dintr-un program de service auto

Într-un program dedicat, devizul nu se „scrie”, se compune din date pe care le ai deja. Pașii, așa cum se întâmplă în MoniToro:

1. Alegi mașina (sau o adaugi cu o poză de talon). Clientul și istoricul mașinii vin automat.
2. Adaugi manoperele din nomenclatorul tău de operațiuni, cu tarifele deja setate. Poți folosi șabloane pentru lucrări frecvente (revizie, frâne, distribuție).
3. Adaugi piesele direct din stoc: prețul de vânzare e calculat cu adaosul setat pe furnizor, iar la finalizare piesele se scad automat din gestiune.
4. Trimiți devizul clientului pe e-mail sau SMS, cu link, ca să-l aprobe fără să vină la service.
5. Transformi devizul în comandă de lucru și apoi în factură cu un click. Factura pleacă automat în SPV (e-Factura ANAF), iar dacă încasezi cash se emite bonul fiscal pe casa de marcat.

Rezultatul: un deviz numerotat, cu toate elementele de mai sus, care arată profesionist, nu are greșeli de calcul și rămâne în istoricul mașinii. Data viitoare când clientul revine, vezi exact ce i s-a făcut și cu ce piese.

Greșeli frecvente la devize (și cum le eviți)

• Devizul nu este semnat de client. Fără semnătură (sau aprobare scrisă pe e-mail/SMS) nu ai dovada acordului. Cere aprobarea înainte de a începe.
• Piesele și manopera sunt amestecate. Clientul nu înțelege cât plătește pentru ce. Separă-le întotdeauna.
• Lucrări suplimentare fără deviz nou. Dacă descoperi altceva pe parcurs, faci deviz suplimentar și ceri din nou acordul.
• Devizul, comanda și factura nu bat. Se întâmplă când sunt scrise separat. Când factura se generează din deviz, problema dispare.
• Prețurile pieselor sunt „din cap”. Ține prețurile în stoc, cu adaos pe furnizor, și lasă programul să le calculeze.

Întrebări frecvente despre devizul de service auto

Devizul este obligatoriu?

Nu există o obligație expresă de a emite deviz pentru orice lucrare, dar service-urile autorizate RAR trebuie să întocmească comanda de lucru, iar devizul acceptat de client este baza acesteia. În practică, devizul semnat este cea mai bună protecție în cazul unei reclamații.

Devizul este același lucru cu factura?

Nu. Devizul este o ofertă (estimare) și nu produce obligații fiscale. Factura se emite după executarea lucrării, pe baza devizului aprobat, și este documentul fiscal care se raportează în e-Factura.

Cât timp este valabil un deviz?

Cât stabilește service-ul, de obicei 7-30 de zile, pentru că prețurile pieselor se pot schimba. Este bine să treci valabilitatea pe deviz.

Pot face deviz de pe telefon?

Da, dacă folosești un program în cloud. În MoniToro devizul se face din browser, de pe calculator, tabletă sau telefon, fără instalare.

Concluzie

Un deviz de service auto bun are toate datele (service, client, mașină), manopera și piesele separate, totalurile clare și semnătura clientului. Poți să-l faci pe un model Word, dar la volum mare singura variantă care nu îți mănâncă timpul este un program care generează devizul din stoc și nomenclator și îl transformă în comandă și factură cu un click.